Coordination et communication

1. Introduction

Si tu dois faire un culte devant tes élèves, réfléchis bien à la manière dont tu vas t'y prendre pendant la préparation. Tu diviseras le texte en plusieurs parties, tu souligneras les points principaux, tu réfléchiras à la manière dont tu veux impliquer les jeunes et aux chants et autres activités qui encadreront le culte. En bref, tu coordonnes les différentes activités partielles en un ensemble judicieux.

De la même manière que tu coordonnes les différentes parties et le déroulement de ton culte, les différentes activités doivent être harmonisées dans une paroisse afin de former un tout cohérent. Mais comme une paroisse est composée de nombreuses personnes différentes ayant des formations, des expériences et des valeurs différentes, la coordination entre les activités partielles ne se fait plus aussi automatiquement et sans problème que dans l'exemple du culte. Dès que plusieurs personnes sont impliquées dans une activité globale, les participants doivent réfléchir de manière ciblée et se mettre d'accord entre eux sur la manière dont les différentes parties doivent s'assembler pour former un tout. Pour que ce processus de coordination puisse se dérouler, il faut qu'il y ait un échange d'idées entre eux, c'est-à-dire une communication.

2. Effets de la coordination et de la communication en interne et en externe

Dans cette section, j'aimerais aborder quelques aspects fondamentaux de la coordination et de la communication. Cela devrait te permettre d'évaluer la situation dans ton église et de comprendre les influences de la coordination et de la communication sur la vie quotidienne de l'église. Si tu n'es pas particulièrement intéressé par ces explications plutôt théoriques, tu peux sans autre sauter cette section et passer aux méthodes pratiques de la section 3.

2.1 Climat communautaire

T'est-il déjà arrivé d'avoir prévu quelque chose et de devoir tout réorganiser ou même annuler parce qu'un événement dont tu n'étais pas au courant s'est produit ? Tu sais alors à quel point de telles situations sont énervantes et frustrantes. Elles conduisent trop facilement à ce que chacun commence à découvrir la source de l'erreur chez l'autre et à penser que tout aurait déjà fonctionné si l'autre avait informé plus tôt. Lorsque de telles situations se produisent souvent, un mauvais climat de méfiance s'installe dans la communauté. Les déclarations typiques des personnes concernées sont par exemple : "La direction de l'église ne s'intéresse guère à la manière dont les choses se passent au sein de la jeunesse" ou, d'un autre côté, "Les responsables de la jeunesse ne nous informent presque jamais ; ils font de toute façon ce qu'ils veulent". Ces deux affirmations sont révélatrices d'un mauvais climat au sein de la communauté et d'un manque de coordination et de communication. Des mécanismes de coordination et de communication judicieux ont donc d'abord pour effet, au sein de la commune, de prévenir les malentendus ou, si quelque chose tourne mal malgré tout, de régler le conflit qui en résulte. La coordination et la communication sont donc des conditions préalables à un bon climat communal durable.

2.2 Identité de la commune (Corporate Identity)

La coordination et la communication remplissent des tâches importantes non seulement en interne, mais aussi vers l'extérieur. Si une commune veut se montrer crédible vis-à-vis de ses propres membres et surtout vis-à-vis du public, elle devrait veiller à ce qu'il y ait une certaine unité dans ses déclarations comme signe de reconnaissance. Les scientifiques sont largement d'accord pour dire que la communication, sous toutes ses formes, peut et devrait contribuer à former, transmettre et consolider l'identité de la commune. Pour simplifier, on peut dire que cela se produit lorsque l'image de soi (Corporate Personality) peut être harmonisée avec l'image des autres (Corporate Image), c'est-à-dire lorsqu'il est possible de communiquer les objectifs, les contenus et les activités de la commune à tous les membres d'une part et au public d'autre part. Ou plus simplement : si ce que la majorité des gens s'imagine être la commune correspond à ce que la commune veut être, il existe alors une identité marquante. Les méthodes pour y parvenir sont la communication et la coordination au sein de la commune et vers l'extérieur.

2.3 Identification du collaborateur

L'identification du collaborateur avec sa tâche est un thème qui revêt une très grande importance pour les organisations dont les collaborateurs sont principalement des bénévoles. En l'absence d'incitations matérielles, il est d'autant plus important que l'organisation mette elle-même à disposition des caractéristiques d'identification, ce qui présuppose toutefois une identité organisationnelle (corporate identity). On peut bien sûr objecter que l'identification des collaborateurs peut également avoir lieu au niveau de l'équipe de direction et être encouragée par des mesures de formation de la communauté au sein de l'équipe. Ce type d'identification est sans aucun doute précieux et peut, dans une certaine mesure, être très bénéfique. L'identité de la jeunesse ne doit cependant pas devenir trop forte dans le sens d'un travail communautaire intégratif. C'est pourquoi l'identification du collaborateur avec l'église doit en tout cas être encouragée. Chaque responsable JS (et bien sûr aussi les collaborateurs de tous les autres sous-groupes de l'église) doit être conscient que son travail est avant tout un travail de construction de l'église.

3. Méthodes pour améliorer la coordination et la communication au sein de la communauté

Après les réflexions plutôt théoriques et fondamentales de la dernière section, passons maintenant à la pratique. Je vais présenter ici quelques méthodes permettant d'améliorer concrètement la coordination et la communication au sein de la commune.

3.1 Au début, l'objectif

Selon la compréhension biblique, une église n'est pas un club de loisirs mais un système social orienté vers un objectif, qui doit remplir une mission divine, à savoir faire des hommes des disciples de Jésus. Cette mission de Jésus est toutefois formulée de manière trop générale pour être directement transposée dans le travail quotidien de l'église. Chaque église doit donc réfléchir précisément à ce que cette mission implique en fonction de son environnement culturel et social, des dons des collaborateurs en place et des moyens disponibles. De ces réflexions devraient découler des objectifs qui définissent les priorités du travail communal. Ces objectifs devraient couvrir un horizon temporel d'environ cinq ans. Le principe est le suivant : plus le délai est court, plus il est concret. Une répartition en objectifs à court terme (1 an), à moyen terme (2-3 ans) et à long terme (5 ans) est particulièrement appropriée. Les responsables de chaque groupe au sein de l'église devraient participer activement à l'élaboration et à la révision des objectifs chaque année, afin que les objectifs soient respectés et soutenus par tous les groupes.

3.2 Coordination dès la planification

En partant des objectifs de l'ensemble de la commune, les différents groupes, par exemple l'équipe Jungschi, peuvent planifier leurs activités. Ici aussi, il convient de prévoir un horizon de deux à trois ans pour la planification générale et de quatre à cinq ans pour les grandes manifestations. Concrètement, cela signifie qu'une équipe de jeunes devrait savoir à l'heure actuelle quels types de camps seront proposés au cours des deux ou trois prochaines années. Les données de planification des différents groupes sont désormais centralisées au sein de la commune et inscrites dans un calendrier communal. Les éventuels chevauchements ou l'accumulation d'événements au cours d'une période donnée, qui peuvent entraîner une surcharge de travail pour les collaborateurs et une préparation insatisfaisante des événements prévus, sont ainsi détectés à temps et peuvent encore être évités relativement facilement pendant la phase de planification.

3.3 Coordination de la communication

La tâche essentielle de la communication au sein de la commune est de transmettre les informations relatives à la commune au bon moment et au bon destinataire via le bon média. Il en résulte que la communication ne peut pas être laissée à elle-même, mais doit être planifiée de manière conséquente.

Les informations relatives à l'église sont par exemple les objectifs fixés, les événements et activités prévus par les différents groupes de l'église, les demandes de prière des différents groupes, etc. Les médias qui servent à véhiculer l'information peuvent être de nature formelle, par exemple la lettre paroissiale, le panneau d'information, la communication lors du culte, les réunions de collaborateurs, etc. ou informelle, par exemple le "téléphone de la paroisse". Le moment où une information est diffusée doit être fixé le plus tôt possible afin de permettre aux destinataires de participer à la réflexion. Selon le type d'information, il peut toutefois être justifié d'attendre, notamment lorsqu'une information incomplète pourrait amener le destinataire à tirer des conclusions erronées. Le cercle des destinataires dépend du type d'information.

En principe, les responsables à chaque niveau sont responsables de la diffusion des informations de leur groupe de communes. Concrètement, cela signifie par exemple que le responsable principal JS est responsable de ce que les demandes de prière pour le prochain camp parviennent à temps au responsable de l'heure de prière, ou que la direction de l'église est responsable de ce que les responsables JS sachent quelles priorités doivent être fixées dans le travail de l'église. Ou encore, le responsable JS doit s'assurer que le responsable principal sait quelles sont les difficultés auxquelles il doit faire face dans son groupe.

3.4 Organisation de la communication formelle

L'organisation de la communication formelle est une tâche de la direction de l'Eglise et des directions des différents groupes d'Eglise. Il s'agit de créer des canaux de communication officiels pour des informations périodiques ou spécifiques à un groupe de paroisse ou à un projet. Tu trouveras en annexe un concept de communication possible pour une paroisse. Au niveau de la commune, la communication formelle comprend à mon avis au minimum

• des rencontres régulières des responsables des différents groupes de paroisse et de la direction de la paroisse dans le but d'évaluer la réalisation des objectifs de la paroisse, d'élaborer de nouveaux objectifs et d'impliquer les collaborateurs dans la responsabilité de la paroisse.
• des réunions régulières de tous les collaborateurs de l'église dans le but de communiquer les objectifs de l'église et d'améliorer la vision de chaque collaborateur pour les autres secteurs de l'église
• des informations régulières aux membres dans le but d'informer à temps tous les membres de l'église des activités prévues dans tous les groupes de l'église.
• des informations régulières au public dans le but d'améliorer la notoriété de l'église auprès du public et de l'inviter à certaines activités.

Au niveau de l'équipe de responsables JS (ou d'autres groupes de paroisse), la communication formelle comprend au minimum

• des réunions régulières de préparation pour les après-midi JS
• des réunions régulières de planification pour les futurs programmes trimestriels et de camps
• la fourniture régulière d'informations pour les communications de la communauté à l'ensemble du personnel et des membres

3.5 La communication informelle crée le ciment entre les collaborateurs

La communication informelle est un outil qui est malheureusement souvent mal utilisé, en transmettant principalement des informations négatives (généralement sur les autres). Bien utilisée, elle peut toutefois contribuer considérablement à améliorer le climat de l'église. Les entretiens sans contrainte avec les collaborateurs et les membres de la communauté permettent d'obtenir des informations, d'exprimer des éloges, des remerciements et de la reconnaissance, de justifier des décisions, de transmettre des informations ou d'exprimer des critiques discrètes. Les conséquences d'une communication informelle ciblée et positive sont de meilleures relations humaines, une confiance mutuelle plus profonde, une plus grande motivation et donc une meilleure situation de collaboration.

Fiche de travail "Communication et coordination dans la commune"

Procédure à suivre : Dans un premier temps, la direction de la paroisse et l'équipe de responsables JS doivent répondre aux questions correspondantes et, si nécessaire, se renseigner à ce sujet. Ensuite, il est judicieux que la direction de la paroisse et l'équipe de responsables JS, éventuellement aussi les équipes de responsables des autres groupes de paroisse, se présentent mutuellement les résultats et discutent des différents points de vue.

Version "équipe de responsables JS"

1. Quels sont vos objectifs pour

• cette année ?
• les 1 à 2 prochaines années ?
• les 3 à 5 prochaines années ?

2. Quels sont les objectifs définis par la commune pour

• cette année
• les 1 à 2 prochaines années ?
• les 3 à 5 prochaines années ?

3. Les objectifs de la jeunesse sont-ils en accord avec les objectifs de la paroisse ou y a-t-il des contradictions ?

4. Comment les objectifs sont-ils élaborés au sein de la paroisse et de la jeunesse ?

5. Par qui et à quelle fréquence êtes-vous informés de ce qui se passe en dehors de la jeunesse dans la paroisse et dans les autres groupes ?

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Version "Direction de la paroisse"

1. Cite les principaux objectifs de la direction de l'église et des différents groupes de l'église, par exemple les jeunes, le groupe de jeunes, etc. pour l'année en cours

• cette année ?
• les 1 à 2 prochaines années ?
• les 3 à 5 prochaines années ?

2. Les objectifs de l'ensemble de l'église et des différents groupes d'église sont-ils harmonisés ? Où y a-t-il des contradictions ?

3. Comment, à quelle fréquence et par qui les objectifs de la paroisse générale sont-ils fixés ?

4. Comment les objectifs sont-ils communiqués dans les différents groupes de communes ?

5. Comment la commune s'assure-t-elle que les objectifs sont atteints dans les différents groupes de communes ?

Références aux sources :

Contenu : Point fort de l'année 1993 "Commune", Peter Blaser, Siegfried Nüesch, Martin Bihr, Hansruedi Tanner, Ueli Obrist, Johannes Wallmeroth, Peter Schulthess

copyright : www.besj.ch

Photo de couverture : Clipart avec l'aimable autorisation de la maison d'édition buch+musik ejw-service gmbh, Stuttgart - www.ejw-buch.de