Coordonare și comunicare

1. Introducere

Dacă urmează să țineți un devoțional în fața elevilor YS, gândiți-vă cu atenție la modul în care doriți să procedați în timpul pregătirii. Împărțiți textul în diferite secțiuni, subliniați mesajele principale, gândiți-vă cum doriți să îi implicați pe elevii YS și ce cântece și alte activități ar trebui să încadreze devoțiunea. Pe scurt, coordonați subactivitățile individuale într-un întreg semnificativ.

La fel cum coordonați părțile individuale și secvența devoțiunii dumneavoastră, activitățile individuale din cadrul unei congregații trebuie, de asemenea, armonizate pentru a crea un întreg semnificativ. Cu toate acestea, deoarece într-o congregație lucrează împreună multe persoane diferite, cu pregătire, experiență și valori diferite, coordonarea dintre activitățile individuale nu mai este la fel de automată și de lină ca în exemplul cu serviciul de rugăciune. De îndată ce mai multe persoane sunt implicate într-o activitate generală, participanții trebuie să se gândească cu atenție și să convină între ei asupra modului în care părțile individuale ar trebui să se potrivească pentru a forma un întreg. Pentru ca acest proces de coordonare să aibă loc, trebuie să existe un schimb de idei, adică comunicare.

2. Efectele interne și externe ale coordonării și comunicării

În această secțiune, aș dori să analizez câteva aspecte fundamentale ale coordonării și comunicării. Acest lucru ar trebui să vă permită să evaluați singur situația din congregația dumneavoastră și să înțelegeți ce influență au coordonarea și comunicarea asupra vieții congregaționale de zi cu zi. Dacă nu sunteți interesat în mod deosebit de aceste explicații mai teoretice, puteți sări peste această secțiune și să treceți la metodele practice din secțiunea 3.

2.1 Climatul comunitar

Vi s-a întâmplat vreodată să planificați ceva și apoi să trebuiască să îl reorganizați sau chiar să îl anulați pentru că a apărut ceva de care nu știați? Atunci știți cât de enervante și frustrante pot fi astfel de situații. Este prea ușor pentru toată lumea să înceapă să dea vina pe cealaltă persoană și să se gândească că totul ar fi mers bine dacă cealaltă persoană v-ar fi informat mai devreme. Dacă astfel de situații apar frecvent, în comunitate se dezvoltă un climat negativ caracterizat prin neîncredere. Printre declarațiile tipice ale celor afectați se numără: "Conducerea bisericii este foarte puțin interesată de modul în care merg lucrurile în clubul de tineret" sau, pe de altă parte: "Liderii clubului de tineret nu ne informează aproape niciodată; ei fac oricum ceea ce vor". Ambele afirmații indică un climat comunitar precar și o lipsă a abilităților de coordonare și comunicare. Prin urmare, mecanismele sensibile de coordonare și comunicare au ca efect inițial prevenirea neînțelegerilor în cadrul comunității sau, dacă ceva nu merge bine, conflictul care rezultă poate fi rezolvat. Prin urmare, coordonarea și comunicarea sunt o condiție prealabilă pentru un climat comunitar bun și durabil.

2.2 Identitate comunitară (identitate corporativă)

Coordonarea și comunicarea îndeplinesc sarcini importante nu numai pe plan intern, ci și pe plan extern. Dacă o municipalitate dorește să pară credibilă în fața propriilor membri și mai ales în fața publicului, aceasta ar trebui să se asigure că există o anumită uniformitate în declarațiile sale, ca trăsătură de recunoaștere. Există un consens larg în domeniul științific potrivit căruia comunicarea, sub toate formele sale, poate și trebuie să contribuie la formarea, transmiterea și consolidarea identității comunității. Mai simplu spus, acest lucru se întâmplă atunci când imaginea de sine (personalitatea întreprinderii) poate fi armonizată cu imaginea externă (imaginea întreprinderii), adică atunci când obiectivele, conținutul și activitățile municipalității pot fi comunicate cu succes tuturor membrilor, pe de o parte, și publicului, pe de altă parte. Sau, mai simplu spus: dacă ceea ce majoritatea oamenilor își imaginează că este congregația corespunde cu ceea ce congregația dorește să fie, atunci există o identitate formativă. Metodele de realizare a acesteia sunt comunicarea și coordonarea în cadrul comunității și cu lumea exterioară.

2.3 Identificarea angajaților

Identificarea angajaților cu sarcina lor este un aspect foarte important în organizațiile cu angajați predominant voluntari. Deoarece nu există stimulente materiale, este cu atât mai important ca organizația însăși să ofere caracteristici de identificare, ceea ce la rândul său necesită o identitate organizațională (identitate corporativă). Desigur, se poate argumenta că identificarea angajaților poate avea loc și la nivelul echipei de conducere și poate fi promovată prin măsuri de consolidare a comunității interne a echipei. Acest tip de identificare este fără îndoială valoros și poate fi foarte benefic într-o anumită măsură. Cu toate acestea, identitatea Jungschar-ului nu ar trebui să devină prea puternică în sensul muncii comunitare integrative. Prin urmare, identificarea membrului personalului cu congregația trebuie să fie încurajată în orice caz. Fiecare lider de grup de tineri (și, desigur, membrii tuturor celorlalte subgrupuri din congregație) trebuie să fie conștienți de faptul că munca lor este, în primul rând, o muncă de dezvoltare a congregației.

3. Metode pentru îmbunătățirea coordonării și comunicării în cadrul municipalității

După considerațiile mai teoretice și fundamentale din ultima secțiune, este timpul să trecem la practică. Aș dori să vă arăt câteva metode de îmbunătățire a coordonării și comunicării în cadrul municipalității.

3.1 Obiectivul de la început

Conform înțelegerii biblice, o biserică nu este un club de agrement, ci un sistem social cu un scop precis care trebuie să îndeplinească o misiune divină, și anume să facă ucenici ai lui Isus. Cu toate acestea, această misiune a lui Isus este formulată prea general pentru a putea fi pusă în aplicare direct în activitatea zilnică a bisericii. Prin urmare, fiecare biserică trebuie să analizeze cu atenție ce presupune această misiune în raport cu mediul său cultural și social, cu darurile personalului existent și cu resursele disponibile. Aceste considerații ar trebui să conducă la obiective care să definească centrul de interes al activității comunitare. Aceste obiective ar trebui să acopere un orizont de timp de aproximativ 5 ani. Se aplică următorul principiu: cu cât sunt mai scurte, cu atât sunt mai concrete. O împărțire în obiective pe termen scurt (1 an), mediu (2-3 ani) și lung (5 ani) este deosebit de adecvată. Personalul de conducere al fiecărui grup din cadrul municipalității ar trebui să participe activ la elaborarea și revizuirea obiectivelor, care se realizează în fiecare an, astfel încât obiectivele să fie observate și susținute de cât mai multe grupuri.

3.2 Coordonarea în etapa de planificare

Grupurile individuale, de exemplu echipa Jungschi, își pot planifica activitățile pe baza obiectivelor comunității în ansamblu. Și în acest caz, ar trebui luat în considerare un orizont de timp de doi până la trei ani pentru planificarea aproximativă și de patru până la cinci ani pentru evenimentele majore. În termeni concreți, aceasta înseamnă că o echipă Jungschi ar trebui să știe în această etapă ce tipuri de tabere vor fi oferite în următorii doi-trei ani. Aceste date de planificare de la grupurile individuale sunt acum colectate la nivel central în cadrul municipalității și introduse într-un calendar municipal. Eventualele suprapuneri sau acumulări de evenimente într-o anumită perioadă de timp, care pot duce la o suprasolicitare a personalului și la o pregătire nesatisfăcătoare a evenimentelor planificate, sunt astfel recunoscute într-un stadiu incipient și pot fi evitate relativ ușor în timpul fazei de planificare.

3.3 Coordonarea comunicării

Sarcina principală a comunicării în cadrul municipalității este de a furniza informații legate de municipalitate destinatarului potrivit, prin intermediul mijlocului potrivit și la momentul potrivit. Aceasta înseamnă că comunicarea nu poate fi lăsată pur și simplu la voia întâmplării, ci trebuie planificată în mod consecvent.

Informațiile legate de comunitate includ, de exemplu, obiectivele definite, evenimentele și activitățile planificate ale diferitelor grupuri comunitare, cererile de rugăciune ale diferitelor grupuri etc. Mijloacele utilizate pentru transmiterea informațiilor pot fi de natură formală, de exemplu, buletinul informativ al bisericii, panoul de informații, anunțuri în cadrul slujbelor bisericii, al reuniunilor personalului etc., sau de natură informală, de exemplu, "telefonul de tufiș". Momentul diseminării informațiilor ar trebui să fie cât mai timpuriu posibil, pentru a permite destinatarilor să gândească împreună cu dumneavoastră. Cu toate acestea, în funcție de tipul de informații, o întârziere poate fi justificată și dacă informațiile nu sunt încă complete și ar putea conduce destinatarul la concluzii greșite. Grupul de destinatari depinde de tipul de informații.

În principiu, responsabilii de la fiecare nivel sunt responsabili pentru diseminarea informațiilor din grupul lor comunitar. În termeni concreți, acest lucru înseamnă, de exemplu, că liderul principal al YS este responsabil să se asigure că cererile de rugăciune pentru următoarea tabără ajung la timp la liderul întâlnirii de rugăciune, sau conducerea bisericii este responsabilă să se asigure că liderii YS știu ce priorități trebuie stabilite în activitatea bisericii. Sau liderul YS este responsabil să se asigure că liderul principal știe ce dificultăți trebuie să abordeze în grupul său.

3.4 Organizarea comunicării formale

Organizarea comunicării formale este o sarcină a conducerii bisericii și a conducerii diferitelor grupuri bisericești. Scopul este de a crea canale oficiale de comunicare pentru informații periodice sau legate de grupuri comunitare sau de proiecte. Un posibil concept de comunicare pentru o municipalitate poate fi găsit în anexă. Din punctul meu de vedere, comunicarea oficială la nivelul comunității include minim

• întâlniri periodice ale liderilor grupurilor bisericești individuale și ale conducerii bisericii cu scopul de a evalua realizarea obiectivelor bisericii și de a dezvolta noi obiective și de a implica angajații în responsabilitatea pentru biserică.
• întâlniri periodice ale tuturor angajaților bisericii cu scopul de a comunica obiectivele bisericii și de a îmbunătăți viziunea angajaților individuali asupra celorlalte părți ale bisericii
• informarea periodică a membrilor cu scopul de a-i informa în timp util pe toți membrii comunității cu privire la activitățile planificate în toate grupurile comunitare.
• informarea periodică a publicului cu scopul de a îmbunătăți cunoștințele publicului despre congregație și de a-l invita să participe la anumite activități.

La nivelul echipei de conducere a YS (sau al altor grupuri comunitare), comunicarea formală include cel puțin

• reuniuni pregătitoare regulate pentru după-amiezele YS
• întâlniri regulate de planificare pentru viitoarele programe trimestriale și de tabără
• contribuția periodică de informații pentru comunicările comunității către tot personalul și membrii

3.5 Comunicarea informală creează un liant între angajați

Comunicarea informală este un instrument care, din păcate, este adesea utilizat incorect, transmițând în principal informații negative (de obicei despre alții). Cu toate acestea, folosită corect, ea poate contribui semnificativ la îmbunătățirea climatului comunității. În conversațiile informale cu angajații și membrii congregației, se pot obține informații, se pot exprima laude, mulțumiri și recunoaștere, se pot justifica decizii, se pot da sfaturi sau chiar se pot exprima critici discrete. Rezultatul unei comunicări informale specifice și pozitive este îmbunătățirea relațiilor umane, creșterea încrederii reciproce, creșterea motivației și, prin urmare, un mediu de lucru mai bun.

Fișa de lucru "Comunicare și coordonare în cadrul municipalității"

Procedură: În primul rând, conducerea bisericii și echipa de conducere a YS ar trebui să răspundă singure la întrebările relevante și, dacă este necesar, să facă investigațiile corespunzătoare. După aceea, este logic ca conducerea bisericii și echipa de conducere YS și, eventual, și echipele de conducere ale celorlalte grupuri bisericești să își prezinte reciproc rezultatele și să discute diferitele puncte de vedere.

Versiunea "Echipa de conducere YS"

1. Care sunt obiectivele dvs. pentru

• acest an?
• următorii 1 până la 2 ani?
• următorii 3 până la 5 ani?

2. Ce obiective a definit comunitatea pentru

• acest an
• următorii 1 până la 2 ani?
• următorii 3 până la 5 ani?

3. Obiectivele grupului de tineri sunt în concordanță cu obiectivele bisericii sau există contradicții?

4. Cum sunt elaborate obiectivele în biserică și în grupul de tineri?

5. Prin intermediul cui și cât de des sunteți informați despre ceea ce se întâmplă în biserică și în alte grupuri în afară de Jungschar?

----------------------------------------------------------------------------------------------------

Versiunea "Conducerea parohiei"

1. Numiți cele mai importante obiective ale conducerii bisericii și ale grupurilor bisericești individuale, de ex. clubul de tineret, grupul de tineret etc. pentru acest an?

• acest an?
• următorii 1 până la 2 ani?
• următorii 3 până la 5 ani?

2. Obiectivele bisericii ca întreg și ale grupurilor bisericești individuale sunt armonizate? Unde există contradicții?

3. Cum, cât de des și de către cine sunt stabilite obiectivele congregației în ansamblu?

4. Cum sunt mediatizate obiectivele în cadrul grupurilor comunitare individuale?

5. Cum se asigură în cadrul comunității că grupurile comunitare individuale se străduiesc, de asemenea, să atingă obiectivele?

Referințe:

Cuprins: Focus anual 1993 "Comunitatea", Peter Blaser, Siegfried Nüesch, Martin Bihr, Hansruedi Tanner, Ueli Obrist, Johannes Wallmeroth, Peter Schulthess

copyright: www.besj.ch

Imagine copertă: Clipart oferit de editura buch+musik ejw-service gmbh, Stuttgart - www.ejw-buch.de