Coordinamento e comunicazione

1. Introduzione

Se dovete tenere una devozione davanti ai vostri studenti YS, pensate bene a come volete procedere durante il tempo di preparazione. Dividete il testo in diverse sezioni, sottolineate i messaggi principali, pensate a come volete coinvolgere gli studenti YS e a quali canzoni e altre attività devono fare da cornice alla devozione. In breve, si coordinano le singole sotto-attività in un insieme significativo.

Così come si coordinano le singole parti e la sequenza della devozione, anche le singole attività in una congregazione devono essere armonizzate per creare un insieme significativo. Tuttavia, poiché in una congregazione lavorano molte persone diverse con formazione, esperienza e valori diversi, il coordinamento tra le singole attività non è più così automatico e fluido come nell'esempio del servizio di preghiera. Quando più persone sono coinvolte in un'attività complessiva, i partecipanti devono riflettere attentamente e concordare tra loro come le singole parti debbano combinarsi per formare un insieme. Affinché questo processo di coordinamento abbia luogo, è necessario uno scambio di idee, cioè una comunicazione.

2. Effetti interni ed esterni del coordinamento e della comunicazione

In questa sezione vorrei esaminare alcuni aspetti fondamentali della coordinazione e della comunicazione. Questo dovrebbe permettervi di valutare la situazione nella vostra congregazione e di capire quale influenza hanno la coordinazione e la comunicazione sulla vita quotidiana della congregazione. Se non siete particolarmente interessati a queste spiegazioni più teoriche, potete saltare questa sezione e passare ai metodi pratici della sezione 3.

2.1 Clima comunitario

Vi è mai capitato di aver programmato qualcosa e poi di doverlo riorganizzare o addirittura annullare perché è sopraggiunto un imprevisto di cui non eravate a conoscenza? Allora sapete quanto possano essere fastidiose e frustranti queste situazioni. È fin troppo facile per tutti iniziare a dare la colpa all'altra persona e pensare che tutto sarebbe andato bene se l'altra persona vi avesse informato prima. Se queste situazioni si verificano di frequente, nella comunità si instaura un clima negativo caratterizzato da sfiducia. Le affermazioni tipiche delle persone colpite sono: "La direzione della chiesa non si interessa quasi mai di come vanno le cose nel club giovanile" oppure: "I responsabili del club giovanile non ci informano quasi mai; fanno comunque quello che vogliono". Entrambe le affermazioni indicano un cattivo clima comunitario e una mancanza di coordinamento e di capacità di comunicazione. Meccanismi di coordinamento e comunicazione sensati hanno quindi inizialmente l'effetto di prevenire i malintesi all'interno della comunità o, se qualcosa va storto, di risolvere il conflitto che ne deriva. Il coordinamento e la comunicazione sono quindi un prerequisito per un buon clima comunitario duraturo.

2.2 Identità della comunità (identità aziendale)

Il coordinamento e la comunicazione svolgono compiti importanti non solo all'interno, ma anche all'esterno. Se un Comune vuole apparire credibile ai propri membri e soprattutto al pubblico, deve assicurarsi che ci sia una certa uniformità nelle sue dichiarazioni come caratteristica riconoscibile. La comunità scientifica concorda ampiamente sul fatto che la comunicazione, in tutte le sue forme, può e deve contribuire a formare, trasmettere e consolidare l'identità della comunità. In parole povere, questo accade quando l'immagine di sé (personalità aziendale) può essere armonizzata con l'immagine esterna (immagine aziendale), cioè quando gli obiettivi, i contenuti e le attività del comune possono essere comunicati con successo a tutti i membri da un lato e al pubblico dall'altro. In parole povere: se ciò che la maggioranza delle persone immagina che la congregazione sia corrisponde a ciò che la congregazione vuole essere, allora c'è un'identità formativa. I metodi per raggiungere questo obiettivo sono la comunicazione e il coordinamento all'interno della comunità e con il mondo esterno.

2.3 Identificazione dei dipendenti

L'identificazione dei dipendenti con il loro compito è una questione di grande importanza nelle organizzazioni con dipendenti prevalentemente volontari. Poiché non ci sono incentivi materiali, è ancora più importante che l'organizzazione stessa fornisca caratteristiche di identificazione, che a loro volta richiedono un'identità organizzativa (corporate identity). Naturalmente, si può affermare che l'identificazione dei dipendenti può avvenire anche a livello di gruppo dirigente e può essere promossa con misure di costruzione della comunità interna al gruppo. Questo tipo di identificazione è indubbiamente prezioso e può essere molto vantaggioso in una certa misura. Tuttavia, l'identità dello Jungschar non deve diventare troppo forte nel senso del lavoro comunitario integrativo. Pertanto, l'identificazione del membro dello staff con la congregazione deve essere incoraggiata in ogni caso. Ogni responsabile di gruppo giovanile (e naturalmente i membri di tutti gli altri sottogruppi della congregazione) deve essere consapevole che il suo lavoro è prima di tutto un lavoro di sviluppo della congregazione.

3. Metodi per migliorare il coordinamento e la comunicazione nel comune

Dopo le considerazioni più teoriche e fondamentali dell'ultima sezione, è giunto il momento di passare alla pratica. Vorrei illustrarvi alcuni metodi per migliorare il coordinamento e la comunicazione all'interno del comune.

3.1 L'obiettivo all'inizio

Secondo la comprensione biblica, la chiesa non è un circolo ricreativo, ma un sistema sociale mirato che deve adempiere a una missione divina, ossia fare discepoli di Gesù. Tuttavia, questa missione di Gesù è formulata in modo troppo generico per essere attuata direttamente nel lavoro quotidiano della chiesa. Ogni chiesa deve quindi considerare attentamente ciò che questa missione comporta in relazione al suo ambiente culturale e sociale, ai doni del personale esistente e alle risorse disponibili. Da queste considerazioni devono scaturire gli obiettivi che definiscono il focus del lavoro comunitario. Questi obiettivi dovrebbero coprire un orizzonte temporale di circa 5 anni. Vale la seguente regola: più sono a breve termine, più sono concreti. Una divisione in obiettivi a breve (1 anno), medio (2-3 anni) e lungo (5 anni) è particolarmente adatta. I dipendenti leader di ciascun gruppo all'interno della comunità dovrebbero partecipare attivamente allo sviluppo e alla revisione degli obiettivi, che viene effettuata ogni anno, in modo che gli obiettivi siano osservati e sostenuti dal maggior numero possibile di gruppi.

3.2 Coordinamento nella fase di pianificazione

I singoli gruppi, ad esempio il team Jungschi, possono pianificare le loro attività sulla base degli obiettivi della comunità nel suo complesso. Anche in questo caso, si dovrebbe considerare un orizzonte temporale di due o tre anni per la pianificazione di massima e di quattro o cinque anni per i grandi eventi. In termini concreti, ciò significa che un team Jungschi dovrebbe sapere già in questa fase quali tipi di campi saranno offerti nei prossimi due o tre anni. Questi dati di pianificazione provenienti dai singoli gruppi vengono ora raccolti a livello centrale all'interno del Comune e inseriti in un calendario comunale. Le possibili sovrapposizioni o l'accumulo di eventi in un periodo di tempo, che possono portare a un sovraccarico di personale e a una preparazione insoddisfacente degli eventi programmati, vengono così riconosciute in una fase iniziale e possono essere evitate con relativa facilità durante la fase di pianificazione.

3.3 Coordinamento della comunicazione

Il compito principale della comunicazione nel Comune è quello di fornire le informazioni relative al Comune al destinatario giusto, con il mezzo giusto e al momento giusto. Ciò significa che la comunicazione non può essere lasciata a se stessa, ma deve essere pianificata in modo coerente.

Le informazioni relative alla comunità comprendono, ad esempio, gli obiettivi definiti, gli eventi e le attività programmate dai vari gruppi comunitari, le richieste di preghiera dei vari gruppi, ecc. I mezzi di comunicazione utilizzati per trasmettere le informazioni possono essere di natura formale, come il bollettino della chiesa, la bacheca informativa, gli annunci durante le funzioni religiose, le riunioni del personale, ecc. Il momento in cui le informazioni vengono diffuse dovrebbe essere il più precoce possibile, per consentire ai destinatari di pensare insieme a voi. A seconda del tipo di informazione, tuttavia, un ritardo può essere giustificato se l'informazione non è ancora completa e potrebbe portare il destinatario a conclusioni sbagliate. Il gruppo di destinatari dipende dal tipo di informazione.

In linea di principio, i responsabili di ogni livello sono responsabili della diffusione delle informazioni del proprio gruppo comunitario. In concreto, ciò significa, ad esempio, che il responsabile principale dello YS è responsabile di garantire che le richieste di preghiera per il prossimo campo arrivino in tempo utile al responsabile dell'incontro di preghiera, oppure che la leadership della chiesa è responsabile di garantire che i responsabili dello YS sappiano quali priorità devono essere stabilite nel lavoro della chiesa. Oppure l'animatore YS ha la responsabilità di assicurarsi che l'animatore principale sappia quali sono le difficoltà che deve affrontare nel suo gruppo.

3.4 Organizzazione della comunicazione formale

L'organizzazione della comunicazione formale è un compito della direzione della chiesa e dei vari gruppi ecclesiali. L'obiettivo è quello di creare canali di comunicazione ufficiali per le informazioni periodiche o relative a gruppi o progetti comunitari. Un possibile concetto di comunicazione per un comune è riportato in appendice. Dal mio punto di vista, la comunicazione formale a livello di comunità comprende in minima parte

• incontri regolari dei leader dei singoli gruppi ecclesiali e della direzione della chiesa con lo scopo di valutare la realizzazione degli obiettivi della chiesa e di sviluppare nuovi obiettivi, coinvolgendo i dipendenti nella responsabilità della chiesa.
• incontri regolari di tutti i dipendenti della chiesa con lo scopo di comunicare gli obiettivi della chiesa e migliorare la visione dei singoli dipendenti per le altre parti della chiesa
• informazione regolare dei membri con l'obiettivo di informare per tempo tutti i membri della congregazione sulle attività previste in tutti i gruppi della congregazione.
• informazioni regolari al pubblico con lo scopo di migliorare la conoscenza della congregazione da parte del pubblico e di invitarlo a partecipare a determinate attività.

A livello di gruppo dirigente dello YS (o di altri gruppi comunitari), la comunicazione formale comprende almeno i seguenti elementi

• incontri regolari di preparazione per i pomeriggi del YS
• incontri regolari di pianificazione per i futuri programmi trimestrali e di campo
• il contributo regolare di informazioni per le comunicazioni della comunità a tutto lo staff e ai soci

3.5 La comunicazione informale crea il collante tra i dipendenti

La comunicazione informale è uno strumento purtroppo spesso usato in modo scorretto, con la trasmissione di informazioni prevalentemente negative (di solito su altri). Se usata correttamente, invece, può contribuire in modo significativo a migliorare il clima della comunità. Nelle conversazioni informali con i dipendenti e i membri della comunità si possono ottenere informazioni, esprimere lodi, ringraziamenti e riconoscimenti, giustificare decisioni, dare consigli o persino esprimere critiche discrete. Il risultato di una comunicazione informale mirata e positiva è un miglioramento delle relazioni umane, una maggiore fiducia reciproca, una maggiore motivazione e quindi un ambiente di lavoro migliore.

Foglio di lavoro "Comunicazione e coordinamento nella municipalità"

Procedura: In primo luogo, la leadership della chiesa e il team di leadership dello YS dovrebbero rispondere alle domande pertinenti e, se necessario, fare le opportune indagini. In seguito, è opportuno che la direzione della chiesa e il gruppo dirigente dell'YS, e possibilmente anche i gruppi dirigenti degli altri gruppi ecclesiali, si presentino reciprocamente i risultati e discutano i diversi punti di vista.

Versione "Gruppo dirigente YS

1. Quali sono i vostri obiettivi per

• quest'anno?
• i prossimi 1 o 2 anni?
• i prossimi 3-5 anni?

2. Quali obiettivi ha definito la comunità per

• quest'anno
• i prossimi 1 o 2 anni?
• i prossimi 3-5 anni?

3. Gli obiettivi del gruppo giovanile sono in linea con quelli della chiesa o ci sono contraddizioni?

4. Come vengono elaborati gli obiettivi nella chiesa e nel gruppo giovanile?

5. Attraverso chi e con quale frequenza siete informati su ciò che accade nella chiesa e in altri gruppi oltre allo Jungschar?

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Versione "Direzione della parrocchia

1. Indica gli obiettivi più importanti della direzione della chiesa e dei singoli gruppi ecclesiali, ad esempio il club dei giovani, il gruppo dei giovani, ecc. per quest'anno?

• quest'anno?
• i prossimi 1-2 anni?
• i prossimi 3-5 anni?

2. Gli obiettivi della chiesa nel suo complesso e dei singoli gruppi ecclesiali sono armonizzati? Dove ci sono contraddizioni?

3. Come, con quale frequenza e da chi vengono determinati gli obiettivi dell'intera comunità?

4. Come vengono resi noti gli obiettivi nei singoli gruppi della comunità?

5. Come si garantisce nella comunità che anche i singoli gruppi comunitari si sforzino di raggiungere gli obiettivi?

Riferimenti:

Contenuto: Focus annuale 1993 "Comunità", Peter Blaser, Siegfried Nüesch, Martin Bihr, Hansruedi Tanner, Ueli Obrist, Johannes Wallmeroth, Peter Schulthess

copyright: www.besj.ch

Immagine di copertina: clipart per gentile concessione della casa editrice buch+musik ejw-service gmbh, Stoccarda - www.ejw-buch.de