Koordynacja i komunikacja

1. Wprowadzenie

Jeśli masz przeprowadzić nabożeństwo przed swoimi uczniami z YS, zastanów się dokładnie, jak chcesz postępować w czasie przygotowań. Podziel tekst na różne sekcje, podkreśl główne przesłania, zastanów się, w jaki sposób chcesz zaangażować uczniów i które piosenki i inne działania powinny stanowić oprawę nabożeństwa. Krótko mówiąc, koordynujesz poszczególne poddziałania w sensowną całość.

Podobnie jak koordynujesz poszczególne części i sekwencję nabożeństwa, poszczególne działania w zborze również muszą być zharmonizowane, aby stworzyć znaczącą całość. Jednakże, ponieważ wiele różnych osób z różnym wykształceniem, doświadczeniem i wartościami pracuje razem w zborze, koordynacja między poszczególnymi działaniami nie jest już tak automatyczna i płynna, jak w przykładzie nabożeństwa modlitewnego. Gdy tylko kilka osób zaangażuje się w ogólne działanie, uczestnicy muszą dokładnie przemyśleć i uzgodnić między sobą, w jaki sposób poszczególne części powinny pasować do siebie, tworząc całość. Aby ten proces koordynacji miał miejsce, musi nastąpić wymiana pomysłów, tj. komunikacja.

2. Wewnętrzne i zewnętrzne efekty koordynacji i komunikacji

W tej sekcji chciałbym przyjrzeć się kilku podstawowym aspektom koordynacji i komunikacji. Powinno to umożliwić ci samodzielną ocenę sytuacji w twoim zborze i zrozumienie, jaki wpływ koordynacja i komunikacja mają na codzienne życie zborowe. Jeśli nie jesteś szczególnie zainteresowany tymi bardziej teoretycznymi wyjaśnieniami, możesz pominąć tę sekcję i przejść do praktycznych metod w sekcji 3.

2.1 Klimat społeczności

Czy zdarzyło ci się kiedyś, że coś zaplanowałeś, a potem musiałeś to przeorganizować lub nawet odwołać, ponieważ pojawiło się coś, o czym nie wiedziałeś? Wtedy wiesz, jak irytujące i frustrujące mogą być takie sytuacje. Zbyt łatwo jest zacząć obwiniać drugą osobę i myśleć, że wszystko by się udało, gdyby ta druga osoba poinformowała nas wcześniej. Jeśli takie sytuacje zdarzają się często, w społeczności tworzy się zły klimat charakteryzujący się brakiem zaufania. Typowe stwierdzenia osób dotkniętych takimi sytuacjami to: "Przywódcy kościoła prawie nie interesują się tym, co dzieje się w klubie młodzieżowym" lub z drugiej strony: "Liderzy klubu młodzieżowego prawie nigdy nas nie informują; i tak robią to, co chcą". Oba stwierdzenia wskazują na słaby klimat w społeczności oraz brak koordynacji i umiejętności komunikacyjnych. Rozsądne mechanizmy koordynacji i komunikacji mają zatem początkowo wpływ na społeczność, zapobiegając nieporozumieniom lub, jeśli coś pójdzie nie tak, można rozwiązać wynikający z tego konflikt. Koordynacja i komunikacja są zatem warunkiem wstępnym trwałego dobrego klimatu w społeczności.

2.2 Tożsamość społeczności (tożsamość korporacyjna)

Koordynacja i komunikacja spełniają ważne zadania nie tylko wewnętrznie, ale także zewnętrznie. Jeśli gmina chce wydawać się wiarygodna dla swoich członków, a zwłaszcza dla opinii publicznej, powinna upewnić się, że istnieje pewna jednolitość w jej oświadczeniach jako rozpoznawalna cecha. W nauce panuje powszechna zgoda co do tego, że komunikacja we wszystkich swoich formach może i powinna przyczyniać się do kształtowania, przekazywania i utrwalania tożsamości społeczności. Mówiąc prościej, dzieje się tak, gdy wizerunek własny (osobowość korporacyjna) może być zharmonizowany z wizerunkiem zewnętrznym (wizerunek korporacyjny), tj. gdy cele, treści i działania gminy mogą być z powodzeniem przekazywane wszystkim członkom z jednej strony i opinii publicznej z drugiej. Mówiąc prościej: jeśli to, co większość ludzi wyobraża sobie jako kongregację, pasuje do tego, czym kongregacja chce być, wówczas istnieje kształtująca się tożsamość. Metodami osiągnięcia tego celu są komunikacja i koordynacja w ramach społeczności i ze światem zewnętrznym.

2.3 Identyfikacja pracowników

Identyfikacja pracowników z ich zadaniami jest kwestią, która ma ogromne znaczenie w organizacjach zatrudniających głównie wolontariuszy. Ponieważ nie istnieją zachęty materialne, tym ważniejsze jest, aby sama organizacja zapewniała cechy identyfikacyjne, co z kolei wymaga tożsamości organizacyjnej (tożsamości korporacyjnej). Oczywiście można argumentować, że identyfikacja pracowników może również mieć miejsce na poziomie zespołu zarządzającego i może być promowana za pomocą środków budowania społeczności wewnątrz zespołu. Ten rodzaj identyfikacji jest niewątpliwie cenny i może być do pewnego stopnia bardzo korzystny. Jednak tożsamość Jungschar nie powinna stać się zbyt silna w sensie integracyjnej pracy społecznej. Dlatego w każdym przypadku należy zachęcać do identyfikacji członka personelu ze zborem. Każdy lider grupy młodzieżowej (i oczywiście członkowie wszystkich innych podgrup w zborze) musi być świadomy, że ich praca jest przede wszystkim pracą na rzecz rozwoju zboru.

3. Metody poprawy koordynacji i komunikacji w gminie

Po bardziej teoretycznych, fundamentalnych rozważaniach w ostatniej sekcji, nadszedł czas na praktykę. Chciałbym przedstawić kilka metod poprawy koordynacji i komunikacji w gminie.

3.1 Cel na początku

Zgodnie z biblijnym rozumieniem, kościół nie jest klubem rozrywkowym, ale celowym systemem społecznym, który musi wypełniać boską misję, a mianowicie czynić uczniów Jezusa. Jednak ta misja Jezusa jest sformułowana zbyt ogólnie, aby mogła być bezpośrednio realizowana w codziennej pracy kościoła. Każdy kościół musi zatem starannie rozważyć, co ta misja pociąga za sobą w odniesieniu do jego środowiska kulturowego i społecznego, darów istniejącego personelu i dostępnych zasobów. Rozważania te powinny zaowocować celami, które definiują ukierunkowanie pracy wspólnotowej. Cele te powinny obejmować horyzont czasowy około 5 lat. Obowiązuje zasada: im bardziej krótkoterminowe, tym bardziej konkretne. Szczególnie odpowiedni jest podział na cele krótkoterminowe (1 rok), średnioterminowe (2-3 lata) i długoterminowe (5 lat). Pracownicy wyższego szczebla każdej grupy w gminie powinni aktywnie uczestniczyć w opracowywaniu i rewizji celów, co odbywa się co roku, tak aby cele były obserwowane i wspierane przez jak największą liczbę grup.

3.2 Koordynacja na etapie planowania

Poszczególne grupy, np. zespół Jungschi, mogą planować swoje działania w oparciu o cele całej społeczności. Również w tym przypadku należy rozważyć horyzont czasowy wynoszący od dwóch do trzech lat w przypadku wstępnego planowania i od czterech do pięciu lat w przypadku dużych wydarzeń. Konkretnie oznacza to, że zespół Jungschi powinien wiedzieć na tym etapie, jakie rodzaje obozów będą oferowane w ciągu najbliższych dwóch do trzech lat. Dane dotyczące planowania od poszczególnych grup są teraz gromadzone centralnie w gminie i wprowadzane do kalendarza gminnego. Możliwe nakładanie się lub nagromadzenie wydarzeń w danym okresie, co może prowadzić do przeciążenia personelu i niezadowalającego przygotowania planowanych wydarzeń, jest zatem rozpoznawane na wczesnym etapie i można go stosunkowo łatwo uniknąć w fazie planowania.

3.3 Koordynacja komunikacji

Głównym zadaniem komunikacji w gminie jest dostarczanie informacji związanych z gminą właściwemu odbiorcy za pośrednictwem właściwego medium we właściwym czasie. Oznacza to, że komunikacja nie może być pozostawiona sama sobie, ale musi być konsekwentnie planowana.

Informacje dotyczące społeczności obejmują na przykład określone cele, planowane wydarzenia i działania różnych grup społeczności, prośby o modlitwę od różnych grup itp. Media wykorzystywane do przekazywania informacji mogą mieć charakter formalny, np. biuletyn kościelny, tablica informacyjna, ogłoszenia na nabożeństwach, spotkania personelu itp. lub charakter nieformalny, np. Czas, w którym informacje są rozpowszechniane, powinien być jak najwcześniejszy, aby umożliwić odbiorcom myślenie razem z tobą. Jednak w zależności od rodzaju informacji, opóźnienie może być również uzasadnione, jeśli informacje nie są jeszcze kompletne i mogą doprowadzić odbiorcę do błędnych wniosków. Grupa odbiorców zależy od rodzaju informacji.

Zasadniczo osoby odpowiedzialne na każdym poziomie są odpowiedzialne za rozpowszechnianie informacji ze swojej grupy społecznej. Konkretnie oznacza to na przykład, że główny lider YS jest odpowiedzialny za zapewnienie, że prośby o modlitwę na następny obóz dotrą do lidera spotkania modlitewnego w odpowiednim czasie, lub że przywództwo kościoła jest odpowiedzialne za zapewnienie, że liderzy YS wiedzą, jakie priorytety należy ustalić w pracy kościoła. Albo lider YS jest odpowiedzialny za upewnienie się, że główny lider wie, z jakimi trudnościami musi sobie poradzić w swojej grupie.

3.4 Organizacja formalnej komunikacji

Organizacja formalnej komunikacji jest zadaniem dla kierownictwa kościoła i kierownictwa różnych grup kościelnych. Celem jest stworzenie oficjalnych kanałów komunikacji dla okresowych lub grupowych informacji związanych z projektem. Możliwą koncepcję komunikacji dla gminy można znaleźć w załączniku. Z mojego punktu widzenia formalna komunikacja na poziomie społeczności obejmuje co najmniej

• regularne spotkania liderów poszczególnych grup kościelnych i kierownictwa kościoła w celu oceny realizacji celów kościoła i opracowania nowych celów oraz zaangażowania pracowników w odpowiedzialność za kościół.
• regularne spotkania wszystkich pracowników kościoła, mające na celu informowanie o celach kościoła i poprawę spojrzenia poszczególnych pracowników na inne części kościoła
• regularne informowanie członków w celu informowania wszystkich członków kongregacji w odpowiednim czasie o planowanych działaniach we wszystkich grupach kongregacyjnych.
• regularne informowanie opinii publicznej w celu zwiększenia świadomości społeczeństwa na temat kongregacji i zapraszanie ich do udziału w niektórych działaniach.

Na poziomie zespołu kierowniczego YS (lub innych grup społecznych) formalna komunikacja obejmuje co najmniej

• regularne spotkania przygotowawcze na popołudnia YS
• regularne spotkania dotyczące planowania przyszłych programów kwartalnych i obozowych
• regularne przekazywanie informacji do wiadomości społeczności wszystkim pracownikom i członkom

3.5 Komunikacja nieformalna tworzy spoiwo między pracownikami

Komunikacja nieformalna jest narzędziem, które niestety często jest wykorzystywane w niewłaściwy sposób, przekazując głównie negatywne informacje (zazwyczaj o innych). Prawidłowo stosowana może jednak w znacznym stopniu przyczynić się do poprawy klimatu w społeczności. W nieformalnych rozmowach z pracownikami i członkami kongregacji można uzyskać informacje, wyrazić pochwały, podziękowania i uznanie, uzasadnić decyzje, udzielić rad, a nawet wyrazić dyskretną krytykę. Rezultatem ukierunkowanej i pozytywnej komunikacji nieformalnej są lepsze relacje międzyludzkie, większe wzajemne zaufanie, wyższa motywacja, a tym samym lepsze środowisko pracy.

Arkusz roboczy "Komunikacja i koordynacja w gminie"

Procedura: Po pierwsze, kierownictwo kościoła i zespół kierowniczy YS powinni sami odpowiedzieć na odpowiednie pytania i, w razie potrzeby, dokonać odpowiednich zapytań. Następnie warto, aby kierownictwo kościoła i zespół kierowniczy YS, a także ewentualnie zespoły kierownicze innych grup kościelnych, przedstawiły sobie nawzajem wyniki i omówiły różne poglądy.

Wersja "Zespół kierowniczy YS"

1. Jakie są twoje cele na

• ten rok?
• następne 1-2 lata?
• następne 3 do 5 lat?

2. Jakie cele społeczność określiła na

• ten rok
• następne 1 do 2 lat?
• następne 3 do 5 lat?

3. Czy cele grupy młodzieżowej są zgodne z celami kościoła, czy też istnieją sprzeczności?

4. W jaki sposób cele są realizowane w kościele i w grupie młodzieżowej?

5. Przez kogo i jak często jesteś informowany o tym, co dzieje się w kościele i w innych grupach poza Jungschar?

----------------------------------------------------------------------------------------------------

Wersja "Przywództwo parafialne"

1. Wymień najważniejsze cele kierownictwa kościoła i poszczególnych grup kościelnych, np. klubu młodzieżowego, grupy młodzieżowej itp. na ten rok?

• w tym roku?
• na najbliższe 1-2 lata?
• następne 3 do 5 lat?

2. Czy cele kościoła jako całości i poszczególnych grup kościelnych są zharmonizowane? Gdzie występują sprzeczności?

3. W jaki sposób, jak często i przez kogo określane są cele całego zboru?

4. W jaki sposób cele są nagłaśniane w poszczególnych grupach społeczności?

5. W jaki sposób zapewnia się we wspólnocie, że poszczególne grupy społeczne również dążą do osiągnięcia celów?

Referencje:

Contents: Annual focus 1993 "Community", Peter Blaser, Siegfried Nüesch, Martin Bihr, Hansruedi Tanner, Ueli Obrist, Johannes Wallmeroth, Peter Schulthess

prawa autorskie: www.besj.ch

Zdjęcie na okładce: Clipart dzięki uprzejmości wydawnictwa buch+musik ejw-service gmbh, Stuttgart - www.ejw-buch.de