Koordinácia a komunikácia

1. Úvod

Ak máte pred študentmi YS viesť pobožnosť, dobre si premyslite, ako chcete postupovať počas prípravy. Rozdeľte si text na jednotlivé časti, zdôraznite hlavné posolstvá, premyslite si, ako chcete zapojiť študentov YS a ktoré piesne a iné aktivity by mali tvoriť rámec pobožnosti. Skrátka, koordinujete jednotlivé čiastkové aktivity do zmysluplného celku.

Tak ako koordinujete jednotlivé časti a postupnosť vašej pobožnosti, aj jednotlivé aktivity v zhromaždení musia byť zosúladené, aby vytvorili zmysluplný celok. Keďže však v zbore pracuje mnoho rôznych ľudí s rôznym vzdelaním, skúsenosťami a hodnotami, koordinácia jednotlivých činností už nie je taká automatická a plynulá, ako to bolo v príklade s modlitebnou službou. Akonáhle sa na celkovej činnosti podieľa viacero ľudí, účastníci si musia dôkladne premyslieť a dohodnúť sa medzi sebou, ako majú jednotlivé časti do seba zapadnúť, aby vytvorili celok. Aby sa tento proces koordinácie mohol uskutočniť, je potrebná výmena názorov, t. j. komunikácia.

2. Vnútorné a vonkajšie účinky koordinácie a komunikácie

V tejto časti by som sa chcel pozrieť na niektoré základné aspekty koordinácie a komunikácie. To by vám malo umožniť, aby ste sami posúdili situáciu vo vašom zbore a pochopili, aký vplyv má koordinácia a komunikácia na každodenný zborový život. Ak vás tieto teoretickejšie vysvetlenia príliš nezaujímajú, môžete túto časť preskočiť a prejsť k praktickým metódam v časti 3.

2.1 Klíma Spoločenstva

Stalo sa vám niekedy, že ste si niečo naplánovali a potom ste to museli preorganizovať alebo dokonca zrušiť, pretože sa objavilo niečo, o čom ste nevedeli? Potom viete, aké nepríjemné a frustrujúce môžu byť takéto situácie. Pre každého je príliš jednoduché začať obviňovať toho druhého a myslieť si, že všetko by sa podarilo, keby vás ten druhý informoval skôr. Ak k takýmto situáciám dochádza často, v komunite vzniká zlá klíma charakterizovaná nedôverou. Medzi typické výroky dotknutých osôb patria: "Vedenie cirkvi sa takmer vôbec nezaujíma o to, ako to v klube mládeže vyzerá" alebo na druhej strane: "Vedúci klubu mládeže nás takmer nikdy neinformujú, aj tak si robia, čo chcú". Oba výroky poukazujú na zlú klímu v spoločenstve a nedostatok koordinácie a komunikačných zručností. Rozumné koordinačné a komunikačné mechanizmy preto spočiatku pôsobia v rámci komunity tak, že zabraňujú nedorozumeniam, alebo ak sa niečo pokazí, vzniknutý konflikt sa dá vyriešiť. Koordinácia a komunikácia sú preto nevyhnutným predpokladom trvalo dobrej klímy v komunite.

2.2 Identita Spoločenstva (firemná identita)

Koordinácia a komunikácia plnia dôležité úlohy nielen interne, ale aj externe. Ak chce obec pôsobiť dôveryhodne na vlastných členov a najmä na verejnosť, mala by dbať na to, aby v jej vyjadreniach existovala určitá jednotnosť ako rozpoznateľný znak. Vo vede existuje široká zhoda v tom, že komunikácia vo všetkých svojich formách môže a mala by prispievať k formovaniu, sprostredkovaniu a upevňovaniu identity obce. Zjednodušene povedané, stane sa tak vtedy, keď sa podarí zosúladiť obraz seba samého (firemná osobnosť) s vonkajším obrazom (firemný imidž), t. j. keď sa podarí úspešne komunikovať ciele, obsah a aktivity obce všetkým členom na jednej strane a verejnosti na strane druhej. Alebo zjednodušene povedané: ak to, čo si väčšina ľudí predstavuje pod pojmom obec, zodpovedá tomu, čím obec chce byť, potom existuje formujúca sa identita. Metódami na jej dosiahnutie sú komunikácia a koordinácia v rámci spoločenstva a s vonkajším svetom.

2.3 Identifikácia zamestnanca

Identifikácia zamestnancov s ich úlohou je otázka, ktorá má veľký význam v organizáciách s prevažne dobrovoľnými zamestnancami. Keďže neexistujú žiadne materiálne stimuly, je o to dôležitejšie, aby identifikačné prvky poskytovala samotná organizácia, čo si zasa vyžaduje organizačnú identitu (corporate identity). Samozrejme, možno tvrdiť, že identifikácia zamestnancov môže prebiehať aj na úrovni riadiaceho tímu a môže byť podporovaná opatreniami na budovanie vnútorného spoločenstva tímu. Tento typ identifikácie je nepochybne cenný a môže byť do určitej miery veľmi prospešný. Identita Jungschar by sa však nemala stať príliš silnou v zmysle integračnej komunitnej práce. Preto treba v každom prípade podporovať identifikáciu pracovníka so zborom. Každý vedúci mládežníckej skupiny (a samozrejme aj členovia všetkých ostatných podskupín v zbore) si musí byť vedomý, že jeho práca je predovšetkým prácou na rozvoji zboru.

3. Metódy na zlepšenie koordinácie a komunikácie v obci

Po teoretickejších, základných úvahách v poslednej časti je teraz čas na praktickú časť. Chcel by som vám ukázať niekoľko metód na zlepšenie koordinácie a komunikácie v obci.

3.1 Cieľ na začiatku

Podľa biblického chápania cirkev nie je voľnočasový klub, ale cieľavedomý spoločenský systém, ktorý má plniť Božie poslanie, a to získavať Ježišových učeníkov. Toto Ježišovo poslanie je však formulované príliš všeobecne na to, aby sa dalo priamo realizovať v každodennej práci cirkvi. Každý zbor preto musí starostlivo zvážiť, čo toto poslanie zahŕňa vo vzťahu k jeho kultúrnemu a spoločenskému prostrediu, k nadaniu existujúcich zamestnancov a k dostupným zdrojom. Výsledkom týchto úvah by mali byť ciele, ktoré určia zameranie práce spoločenstva. Tieto ciele by mali pokrývať časový horizont približne 5 rokov. Platí pritom zásada: čím krátkodobejšie, tým konkrétnejšie. Vhodné je najmä rozdelenie na krátkodobé (1 rok), strednodobé (2 - 3 roky) a dlhodobé (5 rokov) ciele. Vedúci pracovníci jednotlivých skupín v rámci obce by sa mali aktívne podieľať na vypracovaní a revízii cieľov, ktorá sa vykonáva každý rok, aby ciele boli dodržiavané a podporované čo najväčším počtom skupín.

3.2 Koordinácia vo fáze plánovania

Jednotlivé skupiny, napr. tím Jungschi, môžu plánovať svoje aktivity na základe cieľov komunity ako celku. Aj v tomto prípade by sa pri hrubom plánovaní malo uvažovať o časovom horizonte dvoch až troch rokov a pri veľkých podujatiach o štyroch až piatich rokoch. Konkrétne to znamená, že tím Jungschi by mal v tejto fáze vedieť, aké typy táborov bude ponúkať v nasledujúcich dvoch až troch rokoch. Tieto plánovacie údaje od jednotlivých skupín sa teraz v obci zhromažďujú centrálne a zapisujú sa do obecného kalendára. Prípadné prekrývanie alebo kumulácia podujatí v rámci časového obdobia, ktoré môžu viesť k preťaženiu personálu a neuspokojivej príprave plánovaných podujatí, sú tak rozpoznané už v počiatočnom štádiu a možno im pomerne ľahko predísť vo fáze plánovania.

3.3 Koordinácia komunikácie

Hlavnou úlohou komunikácie v obci je poskytovať informácie týkajúce sa obce správnemu príjemcovi prostredníctvom správneho média v správnom čase. To znamená, že komunikácia nemôže byť jednoducho ponechaná sama na seba, ale musí byť dôsledne plánovaná.

Medzi informácie týkajúce sa obce patria napríklad definované ciele, plánované podujatia a aktivity rôznych skupín obce, prosby o modlitbu od rôznych skupín atď. Médiá používané na odovzdávanie informácií môžu mať formálny charakter, napr. cirkevný bulletin, informačná tabuľa, oznamy pri bohoslužbách, stretnutia zamestnancov atď. alebo neformálny charakter, napr. Čas, v ktorom sa informácie šíria, by mal byť čo najskôr, aby príjemcovia mohli premýšľať spolu s vami. V závislosti od typu informácií však môže byť opodstatnené aj oneskorenie, ak informácie ešte nie sú úplné a mohli by viesť príjemcu k nesprávnym záverom. Skupina príjemcov závisí od typu informácií.

V zásade sú zodpovedné osoby na každej úrovni zodpovedné za šírenie informácií zo svojej skupiny spoločenstva. Konkrétne to znamená, že napríklad hlavný vedúci YS je zodpovedný za to, aby sa prosby o modlitby na nasledujúci tábor dostali včas k vedúcemu modlitebného stretnutia, alebo vedenie zboru je zodpovedné za to, aby vedúci YS vedeli, aké priority by sa mali stanoviť v práci zboru. Alebo je vedúci YS zodpovedný za to, aby hlavný vedúci vedel, s akými ťažkosťami sa má vo svojej skupine vyrovnať.

3.4 Organizovanie formálnej komunikácie

Organizácia formálnej komunikácie je úlohou vedenia cirkvi a vedenia rôznych cirkevných skupín. Cieľom je vytvoriť oficiálne komunikačné kanály pre pravidelné informácie alebo informácie týkajúce sa zborových skupín alebo projektov. Možnú koncepciu komunikácie pre obec nájdete v prílohe. Z môjho pohľadu oficiálna komunikácia na úrovni spoločenstva minimálne zahŕňa

• pravidelné stretnutia vedúcich jednotlivých cirkevných skupín a vedenia cirkvi s cieľom vyhodnotiť realizáciu cieľov cirkvi a vypracovať nové ciele a zapojiť zamestnancov do zodpovednosti za cirkev.
• pravidelné stretnutia všetkých zamestnancov zboru s cieľom komunikovať ciele zboru a zlepšiť pohľad jednotlivých zamestnancov na ostatné časti zboru
• pravidelné informovanie členov zboru s cieľom včas informovať všetkých členov zboru o plánovaných aktivitách vo všetkých zborových skupinách.
• pravidelné informovanie verejnosti s cieľom zlepšiť informovanosť verejnosti o zbore a pozvať ju k účasti na určitých aktivitách.

Na úrovni tímu vedenia YS (alebo iných skupín spoločenstva) formálna komunikácia minimálne zahŕňa

• pravidelné prípravné stretnutia na popoludnia YS
• pravidelné plánovacie stretnutia pre budúce štvrťročné a táborové programy
• pravidelné poskytovanie informácií pre komunikáciu spoločenstva všetkým zamestnancom a členom

3.5 Neformálna komunikácia vytvára spojivo medzi zamestnancami

Neformálna komunikácia je nástroj, ktorý sa, žiaľ, často používa nesprávne, pričom sa odovzdávajú najmä negatívne informácie (zvyčajne o iných). Pri správnom používaní však môže významne prispieť k zlepšeniu klímy v komunite. V neformálnych rozhovoroch so zamestnancami a členmi zboru možno získať informácie, vyjadriť pochvalu, poďakovanie a uznanie, zdôvodniť rozhodnutia, poradiť alebo dokonca vysloviť diskrétnu kritiku. Výsledkom cielenej a pozitívnej neformálnej komunikácie sú lepšie medziľudské vzťahy, väčšia vzájomná dôvera, vyššia motivácia, a tým aj lepšie pracovné prostredie.

Pracovný list "Komunikácia a koordinácia v obci"

Postup: Najprv by si vedenie cirkvi a tím vedenia YS mali sami odpovedať na príslušné otázky a v prípade potreby vykonať príslušné zisťovanie. Potom má zmysel, aby si vedenie cirkvi a tím vedenia YS, prípadne aj tímy vedenia ostatných cirkevných skupín, navzájom predstavili výsledky a prediskutovali rôzne názory.

Verzia "Tím vedenia YS"

1. Aké sú vaše ciele pre

• tento rok?
• na nasledujúci 1 až 2 roky?
• nasledujúce 3 až 5 rokov?

2. Aké ciele si stanovilo spoločenstvo pre

• tento rok
• na nasledujúci 1 až 2 roky?
• na nasledujúcich 3 až 5 rokov?

3. Sú ciele mládežníckej skupiny v súlade s cieľmi cirkvi alebo sú v nich rozpory?

4. Ako sú ciele rozpracované v zbore a v mládežníckej skupine?

5. Prostredníctvom koho a ako často ste informovaní o tom, čo sa deje v zbore a v iných skupinách okrem Jungschar?

----------------------------------------------------------------------------------------------------

Verzia "Vedenie farnosti"

1. Vymenujte najdôležitejšie ciele vedenia cirkvi a jednotlivých cirkevných skupín, napr. mládežníckeho klubu, mládežníckej skupiny a pod. na tento rok?

• tento rok?
• nasledujúce 1 až 2 roky?
• nasledujúcich 3 až 5 rokov?

2. Sú ciele zboru ako celku a jednotlivých zborových skupín zosúladené? Kde sú rozpory?

3. Ako, ako často a kto určuje ciele celého zboru?

4. Ako sú ciele zverejňované v jednotlivých skupinách spoločenstva?

5. Ako je v spoločenstve zabezpečené, aby sa aj jednotlivé skupiny spoločenstva usilovali o dosiahnutie cieľov?

Odkazy:

Obsah: Ročné zameranie 1993 "Spoločenstvo", Peter Blaser, Siegfried Nüesch, Martin Bihr, Hansruedi Tanner, Ueli Obrist, Johannes Wallmeroth, Peter Schulthess

copyright: www.besj.ch

Obrázok na obálke: Clipart so súhlasom vydavateľstva buch+musik ejw-service gmbh, Stuttgart - www.ejw-buch.de