Управлението на проекти се занимава с планирането, ръководството и контрола на еднократни, мащабни и ограничени във времето дейности (т.нар. проекти).
Планирането, провеждането и оценката на лагер под шатра биха могли, например, да бъдат част от управлението на проекти. Нарича се „олекотено“, защото „истинското“ управление на проекти е значително по-обширно и по-сложно от представения тук модел.
Планирането
Планирането се отнася първо и преди всичко до това кой, кога, къде, как и какви материали ще се използват:
- КОЙ участва в проекта? Колко души са необходими? Кой е ръководител на проекта?
- КОГА – изготвяне на график.
- КЪДЕ ще се реализира проектът? Подходящо ли е мястото за тази инициатива?
- КАК ще се осъществи? Планиране на хода на работата.
- МАТЕРИАЛИ – какво е необходимо? Трябва да се изготви списък с материалите.
При планирането е важно също така да се отчетат евентуалните рискове, произтичащи от проекта или от мястото, на което той се осъществява.
Изпълнението
Проектът ще бъде стартиран съгласно плановете. При това трябва редовно, по възможност след приключването на по-големи фази от проекта, да се анализира,
- дали изпълнението все още е в график,
- дали материалите са достатъчни за следващите фази на проекта,
- дали е гарантирана безопасността на всички участници и
- какво е състоянието на общата работна атмосфера в екипа.
Чрез този анализ често могат да бъдат открити и предотвратени навреме затруднения с времето, нужда от допълнителни материали, рискове и вътрешни конфликти или недоволство в екипа. Така например, при предвидими затруднения с времето може да се поиска допълнителна помощ, за да не се стигне до натиск в края на проекта, да се набави допълнителен материал, преди той да се изчерпи и да възникнат периоди на бездействие, да се противодейства на рисковете и да се разрешат вътрешноекипните конфликти, преди да се стигне до евентуален „голям сблъсък“.
Анализът
За да се постигне ефект от обучението и да не се повтарят същите грешки в следващи проекти, си струва да се отдели малко време след приключването на проекта, за да се направи негова оценка. При това може да се анализира дали са постигнати поставените цели, дали плановете са били точни или къде е имало евентуални отклонения, доколко оптимално е протекло изпълнението и как би могло да бъде подобрено. Чрез обратна връзка, насочена към конкретни лица или роли, всеки може да получи конкретна обратна връзка относно своята роля в проекта и по този начин да се научи как да прави нещата още по-добре в бъдеще.
Заглавна снимка: Предоставена от www.canva.com
