La gestion de projet consiste à planifier, piloter et contrôler des opérations ponctuelles, de grande envergure et limitées dans le temps (appelées « projets »).
La planification, l'organisation et l'évaluation d'un camp sous tente pourraient, par exemple, faire partie d'un projet de gestion de projet. On parle ici de gestion de projet « allégée » car la « véritable » gestion de projet est nettement plus vaste et plus complexe que le modèle présenté ici.
La planification
La planification porte tout d'abord sur les questions suivantes : qui, quand, où, comment et le matériel utilisé :
- QUI participe au projet ? Combien de personnes sont nécessaires ? Qui est le chef de projet ?
- QUAND – Élaboration d’un calendrier.
- OÙ le projet sera-t-il mis en œuvre ? Le lieu est-il adapté au projet ?
- COMMENT cela doit-il se dérouler ? Planification de la démarche.
- MATÉRIEL : de quoi a-t-on besoin ? Il faut établir une liste du matériel nécessaire.
Lors de la planification, il est également important de prendre en compte les risques éventuels liés au projet ou au lieu où il se déroule.
La mise en œuvre
Le projet démarre conformément au planning. Il convient de procéder régulièrement à des analyses, si possible après chaque phase importante du projet,
- si la mise en œuvre respecte toujours le calendrier,
- si le matériel est encore suffisant pour les phases suivantes du projet,
- si la sécurité de tous les participants est garantie et
- comment se présente l’ambiance de travail générale au sein de l’équipe.
Cette analyse permet souvent d’identifier et d’éviter à un stade précoce les retards, les besoins supplémentaires en matériel, les risques ainsi que les conflits ou le mécontentement au sein de l’équipe. Ainsi, en cas de retards prévisibles, il serait possible de solliciter une aide supplémentaire afin de ne pas se retrouver sous la pression du temps à la fin du projet, du matériel supplémentaire peut être acheté avant qu’il ne vienne à manquer et que des temps morts ne surviennent, les risques peuvent être contrés et les conflits au sein de l’équipe peuvent être résolus avant qu’une « explosion » ne se produise.
L'analyse
Afin de tirer des enseignements et de ne pas reproduire les mêmes erreurs dans les projets suivants, il est utile de prendre un peu de temps après un projet pour en faire l'évaluation. Cela permet d’analyser si les objectifs visés ont été atteints, si la planification était adéquate ou s’il y a eu d’éventuels écarts, dans quelle mesure la mise en œuvre s’est déroulée de manière optimale et comment elle pourrait éventuellement être améliorée. Grâce à un retour d’information personnalisé ou axé sur les rôles, chacun peut également recevoir des commentaires ciblés sur son rôle au sein du projet et ainsi apprendre à faire encore mieux à l’avenir.
Photo de couverture : fournie par www.canva.com
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