Zarządzanie projektami zajmuje się planowaniem, sterowaniem i kontrolowaniem jednorazowych, zakrojonych na szeroką skalę i ograniczonych czasowo działań (tzw. projektów).
Planowanie, realizacja i ocena obozu namiotowego mogłyby stanowić na przykład przedmiot zajęć z zarządzania projektami. Mówimy o wersji „light”, ponieważ „prawdziwe” zarządzanie projektami jest znacznie bardziej rozbudowane i złożone niż model przedstawiony tutaj.
Planowanie
Na etapie planowania należy przede wszystkim ustalić, kto, kiedy, gdzie, w jaki sposób oraz z jakich materiałów:
- KTO bierze udział w projekcie? Ile osób jest potrzebnych? Kto jest kierownikiem projektu?
- KIEDY – sporządzenie harmonogramu.
- GDZIE zostanie zrealizowany projekt? Czy miejsce to w ogóle nadaje się do realizacji przedsięwzięcia?
- JAK ma to przebiegać? Zaplanowanie sposobu postępowania.
- MATERIAŁY – co będzie potrzebne? Należy sporządzić listę materiałów.
Podczas planowania należy również uwzględnić ewentualne ryzyka wynikające z samego projektu lub miejsca, w którym się on odbywa.
Realizacja
Projekt zostanie uruchomiony zgodnie z planem. Należy przy tym regularnie, w miarę możliwości po zakończeniu większych etapów projektu, analizować,
- czy realizacja nadal przebiega zgodnie z harmonogramem,
- czy zasoby są wystarczające na kolejne etapy projektu,
- czy zapewnione jest bezpieczeństwo wszystkich uczestników oraz
- jaka jest ogólna atmosfera pracy w zespole.
Dzięki tej analizie często można wcześnie wykryć i zapobiec opóźnieniom, dodatkowemu zapotrzebowaniu na materiały, ryzyku oraz konfliktom lub niezadowoleniu wewnątrz zespołu. W ten sposób, w przypadku przewidywalnych opóźnień, można poprosić o dodatkową pomoc, aby nie znaleźć się pod presją czasu pod koniec projektu, można zaopatrzyć się w dodatkowe materiały, zanim się wyczerpią i pojawią się przestoje, można przeciwdziałać ryzyku, a konflikty wewnątrz zespołu można rozwiązać, zanim dojdzie do „wielkiego wybuchu”.
Analiza
Aby osiągnąć efekt edukacyjny i uniknąć powtórzenia tych samych błędów w kolejnych projektach, warto po zakończeniu projektu poświęcić nieco czasu na jego ocenę. W ramach tej analizy można sprawdzić, czy osiągnięto zamierzone cele, czy plany były trafne lub gdzie ewentualnie wystąpiły odchylenia, jak optymalnie przebiegła realizacja oraz w jaki sposób można by ją ewentualnie ulepszyć. Dzięki informacji zwrotnej dotyczącej poszczególnych osób lub pełnionych przez nie ról każdy może otrzymać konkretne uwagi na temat swojej roli w projekcie i w ten sposób nauczyć się, jak w przyszłości działać jeszcze lepiej.
Zdjęcie tytułowe: udostępnione przez www.canva.com
- Zaloguj lub zarejestruj się aby dodawać komentarze
