Projektmenedzsment „light”

Egy sátortábor tervezése, lebonyolítása és értékelése például a projektmenedzsment egyik témája lehet. „Light” azért, mert az „igazi” projektmenedzsment lényegesen kiterjedtebb és összetettebb, mint az itt bemutatott modell.

A tervezés

A tervezés során először is a következőket kell meghatározni: ki, mikor, hol, hogyan és milyen anyagokat használunk:

• KI vesz részt a projektben? Hány emberre van szükség? Ki a projektvezető?
• MIKOR – Ütemezés elkészítése.
• HOL valósul meg? Alkalmas egyáltalán a helyszín a tervre?
• HOGYAN fog zajlani? Az eljárás megtervezése.
• ANYAG – Mire van szükség? Anyaglistát kell készíteni.

A tervezés során fontos figyelembe venni az esetleges kockázatokat is, amelyek a projektből vagy a megvalósítás helyszínéből adódhatnak.

A megvalósítás

A projekt a terveknek megfelelően indul. Ennek során rendszeresen, lehetőség szerint minden nagyobb projektfázis után elemezni kell,

• hogy a megvalósítás még mindig az ütemterv szerint halad-e,
• hogy az anyagkészlet elegendő-e a következő projektfázisokhoz,
• biztosított-e minden résztvevő biztonsága, és
• milyen a csapat általános munkakörnyezete.

Az elemzés révén gyakran már korai szakaszban felismerhetők és elháríthatók az időbeli szűkösségek, a további anyagszükséglet, a kockázatok, valamint a csapaton belüli konfliktusok vagy elégedetlenségek. Így például előre látható időbeli szűkösségek esetén további segítséget lehet kérni, hogy a projekt végére ne kerüljön sor időnyomásra, további anyagot lehet beszerezni, mielőtt elfogyna és leállás alakulna ki, a kockázatoknak lehet ellentételezni, és a csapaton belüli konfliktusokat meg lehet oldani, mielőtt esetleg „nagy robbanáshoz” vezetnének.

Az értékelés

Ahhoz, hogy tanulási hatást érjünk el, és a következő projektekben ne kövessük el újra ugyanazokat a hibákat, érdemes egy projekt után szánni egy kis időt annak értékelésére. Ennek során elemezhető, hogy a kitűzött célokat elértük-e, a tervek helyesek voltak-e, vagy hol voltak esetleg eltérések, mennyire optimálisan zajlott a végrehajtás, és hogyan lehetne azt esetleg javítani. A személyre vagy szerepre vonatkozó visszajelzés révén mindenki célzott visszajelzést kaphat a projektben betöltött szerepéről, és így megtanulhatja, hogyan teheti a dolgokat a jövőben még jobban.

Címlapkép: Forrás: www.canva.com