La gestione dei progetti si occupa della pianificazione, della direzione e del controllo di attività una tantum, di ampia portata e a durata limitata (i cosiddetti progetti).
La pianificazione, la realizzazione e la valutazione di un campo estivo potrebbero, ad esempio, costituire l’oggetto di un progetto di gestione. Si parla di gestione “light” perché la “vera” gestione dei progetti è nettamente più ampia e complessa rispetto al modello qui presentato.
La pianificazione
La fase di pianificazione verte innanzitutto su chi, quando, dove, come e sul materiale utilizzato:
- CHI partecipa al progetto? Quante persone sono necessarie? Chi è il responsabile del progetto?
- QUANDO – Elaborazione di un calendario.
- DOVE verrà realizzato? Il luogo è adatto all’iniziativa?
- COME si svolgerà? Pianificazione della procedura.
- MATERIALE - Cosa serve? È necessario redigere un elenco dei materiali.
Nella fase di pianificazione è importante tenere conto anche degli eventuali rischi derivanti dal progetto stesso o dal luogo in cui si svolgerà.
L'attuazione
Il progetto verrà avviato secondo quanto previsto. A tal fine, occorrerà effettuare analisi periodiche, possibilmente al termine di ogni fase principale del progetto,
- se l'attuazione sia ancora in linea con la tempistica,
- se il materiale sia ancora sufficiente per le fasi successive del progetto,
- se la sicurezza di tutti i partecipanti è garantita e
- qual è l’atmosfera lavorativa generale all’interno del team.
Grazie a tale analisi è spesso possibile individuare e scongiurare tempestivamente eventuali ritardi, fabbisogni aggiuntivi di materiale, rischi e conflitti o insoddisfazioni all’interno del team. In questo modo, in caso di ritardi prevedibili, si potrebbe richiedere ulteriore assistenza per evitare di trovarsi sotto pressione verso la fine del progetto, si possa procurare materiale aggiuntivo prima che si esaurisca e si verifichino tempi morti, si possano contrastare i rischi e si possano risolvere i conflitti interni al team prima che si arrivi a un’eventuale «grande esplosione».
L'analisi
Per ottenere un effetto di apprendimento ed evitare di ripetere gli stessi errori nei progetti successivi, vale la pena dedicare un po' di tempo alla valutazione del progetto una volta concluso. In questa fase è possibile analizzare se gli obiettivi prefissati sono stati raggiunti, se la pianificazione è stata corretta o dove ci sono state eventuali discrepanze, quanto sia stata ottimale l’esecuzione e come potrebbe essere migliorata. Attraverso un feedback personalizzato o specifico per il ruolo, ognuno può ricevere indicazioni mirate sul proprio ruolo nel progetto e imparare così a fare le cose ancora meglio in futuro.
Immagine di copertina: per gentile concessione di www.canva.com
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