Het opstellen van een semester- of kwartaalprogramma

Waarom een semesterprogramma?

• De bijeenkomsten tijdens het semester zullen veel korter zijn, omdat een deel ervan al van tevoren is gepland. Daardoor is er meer tijd voor uitwisseling, evaluatie en andere zaken.
• Afwisseling in het programma is gegarandeerd. Bovendien kan er een rode draad door het semester worden getrokken.
• Planning op korte termijn vereist improvisatievaardigheden. Men voert dingen uit die al bekend zijn en kan geen nieuwe dingen uitproberen.
• Unitprogramma’s kunnen beter worden uitgevoerd omdat er voldoende tijd is om na te denken.

Hoe plan je dit?

Een semesterprogramma kan het beste door het hele team samen worden gepland. Op die manier kunnen alle leiders hun ideeën inbrengen en wordt het programma daardoor gevarieerder. Afhankelijk van de ervaring van het team kan voor het plannen van een semesterprogramma ongeveer een halve dag tot een dag worden uitgetrokken.

Wanneer moet je plannen?

Probeer de planningssessie uiterlijk vóór de voorlaatste YS-middag in te plannen. Zo heb je tot de laatste middag voldoende tijd om je programma op te stellen en dit op de laatste middag van het semester aan de kinderen uit te delen.

Verloop van een planningsbijeenkomst

Hieronder volgen enkele stappen die kunnen helpen bij het gezamenlijk plannen van een semesterprogramma.

1. Gebed

Begin je sessie met een gebed. Vraag God om je te helpen bij het plannen.

2. Beoordeling van de locatie

Een evaluatie van de site helpt bij het bepalen van de volgende stappen. Evalueer het afgelopen semester. Heb je je gestelde doelen bereikt? Wat vond je moeilijk? Wat moet worden gehandhaafd?

3. Doelen

Stel doelen. Het stellen van doelen werkt motiverend. Het ontbreken van een doel werkt daarentegen demotiverend.

• Doelen dienen als richtpunt: doelen moeten zo worden gesteld dat ze als richtpunt dienen. Daardoor is de vooruitgang altijd zichtbaar.
• Doelen zijn teamdoelen: iedereen in het team moet aan hetzelfde touw trekken en in dezelfde richting. Wie niet meedoet, is ballast. Er slechts een beetje bij horen is niet genoeg. Elke leider moet zich kunnen identificeren met de doelen.
• Doelen worden gecommuniceerd: als de kerkleiding of de gemeente de doelen ook kent, zullen zij eerder bereid zijn om steun te verlenen.
• Doelen hebben verantwoordelijken nodig: voor elk doel moet er een verantwoordelijke zijn die het doel probeert te realiseren.
• Doelen stimuleren het gebed: wie een doel voor ogen heeft, zal er meer voor bidden.

De doelen die je stelt, kunnen de planning van het semesterprogramma (bijvoorbeeld het spirituele concept) beïnvloeden.

4. Geestelijk concept

De Bijbel vormt de belangrijkste kern van de YS-programma's. Daarom hoort bij het plannen van een semesterprogramma ook het opstellen van een bijbehorend spiritueel concept. Dit betekent dat je voor elke middag van tevoren bepaalt wat je die middag vanuit de Bijbel met de YS wilt delen (hoofdboodschap)

• Lees het bijbelboek / een ander boek (met een spirituele achtergrond) en verdeel het in zinvolle delen voor elke YS-middag. In plaats van een bijbelboek kunnen ook thema’s worden gekozen (bijv. wonderen van Jezus / gelijkenissen / ...)
• Analyseer elke passage en werk een hoofdboodschap uit

Het spirituele concept kan ook goed worden voorbereid vóór de daadwerkelijke planningsbijeenkomst. Bepaal hiervoor het thema tijdens een bijeenkomst voorafgaand aan de planningsbijeenkomst. Vervolgens kan één persoon (of meer) het spirituele concept van tevoren voorbereiden.

<5. keuze van het onderwerp

Op basis van je doelstellingen en het spirituele concept kies je nu een geschikt thema voor je semesterprogramma. Het is aan te raden om een onderwerp te kiezen dat aansluit bij het spirituele concept. Het kan ook zijn dat het hoofdonderwerp hetzelfde is als het spirituele concept. Mogelijke onderwerpen zijn:

• bijbelverhalen, personen, boeken, ...
• biografieën
• Avontuurlijke thema’s zoals ridders, piraten, ...
• Levensonderwerpen zoals vriendschap, verslavingspreventie, ...
• Onderwerpen uit de cultuur en geschiedenis, zoals de Eskimo's, het Romeinse Rijk, de Hugenoten, ...
• Onderwerpen uit de natuur, technologie, ...
• ... eigenlijk zijn de mogelijkheden hier eindeloos.

Na verloop van tijd zul je merken dat sommige onderwerpen geschikter zijn voor oudere kinderen
en andere weer meer geschikt zijn voor jongere kinderen.

6. Verzamel ideeën voor het programma

Verzamel alle mogelijke ideeën over het thema en het spirituele concept en noteer ze. Dit kunnen zijn:

• Programma-ideeën voor spelletjes, knutselactiviteiten, buitenactiviteiten, ...
• Ideeën voor theater
• Materialen, rekwisieten
• Bijpassende uitstapjes, zoals een bezoek aan een museum, zwemmen, ...

7. Vul het planningsformulier in

Nadat je ideeën hebt verzameld, is het nu tijd om de middagen globaal te plannen. Je kunt dit het beste doen met behulp van een planningsblad. Op het planningsblad staan de afzonderlijke middagen vermeld.

Wat hoort er allemaal op een planningsblad te staan?

• Data: Het belangrijkste en vaak het meest tijdrovende is het vaststellen van de data voor de geplande bijeenkomsten. Enerzijds moet er een zekere regelmaat worden aangehouden, maar anderzijds moet zoveel mogelijk rekening worden gehouden met alle overlappende data. Het is raadzaam om de data al vóór de planningsvergadering vast te stellen door iemand in overleg met de gemeenschap.
• Afwezigheden: Er moet worden bijgehouden welke leiders bij welke gelegenheid afwezig zullen zijn. Deze lijst moet gedurende het hele semester voortdurend worden aangevuld.
• Activiteiten en overdenkingen: Naast de activiteit hoort ook de overdenking thuis in het semesterprogramma. Al in dit stadium wordt voor elk onderdeel van het programma een verantwoordelijke aangewezen. Hij krijgt zijn taak toegewezen op basis van zijn gaven en ervaring. Jonge leiders worden betrokken volgens het ‘demo-we-you’-principe.
• Informatie voor de kinderen: Wat moeten ze meenemen (Bijbel, regenkleding, fiets, ...)? Waar is de ontmoetingsplaats? Is er een tussendoortje? Wanneer is het afgelopen?
• Overig:
• - Te reserveren locaties
• - Benodigdheden (reddingsvesten, tenten, touwen, ...)
• - Gastsprekers en specialisten die moeten worden uitgenodigd
• - Verjaardagen van kinderen en tieners
• - Data van naburige jeugdgroepen, belangrijke evenementen (die bij voorkeur tegelijkertijd plaatsvinden)

Niet elk van de hierboven genoemde details hoeft direct tijdens de programmavergadering voor het semester te worden besproken. Het moet echter wel duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor het verduidelijken ervan.
Met behulp van je eerste ideeën en dit planningsblad kun je nu het semester plannen.
Het planningsformulier moet in één oogopslag een overzicht geven van de afzonderlijke middagen.

8. Ontwerp van de uitnodiging

Nadat u de data, onderwerpen enz. hebt vastgesteld, ontwerpt u een aantrekkelijke, informatieve en duidelijke uitnodiging.

Bronvermelding van bestanden en afbeeldingen

• Titelafbeelding: ter beschikking gesteld door Lukas Leuenberger / Jungschar Arth
• Planningsblad: ter beschikking gesteld door Lukas Leuenberger / Jungschar Arth